Política de Tratamiento de Datos Personales

Con fundamento en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos, y en el artículo 20 de la misma Carta Política que establece el derecho a la información, se hace necesario establecer la implementación de la presente política.

El objetivo de esta política es garantizar la protección y el respeto de los datos personales de los clientes, con el compromiso de dar un tratamiento adecuado y conforme a la ley de datos personales que se encuentren en las bases de datos, estableciendo los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y disposición en general.

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de SKYTIDE LLC, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las obligaciones y lineamientos de SKYTIDE LLC para la administración y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos. La presente politica es aplicable a los procesos de SKYTIDE LLC que deban realizar el Tratamiento de los datos (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y de Encargado.

El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:

• Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
  • El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

SKYTIDE LLC es el responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de información. Por lo tanto, tiene la obligación de garantizar que esta información sea tratada de manera lícita, leal y transparente conforme las finalidades y especificaciones que deben ser previamente informadas al titular de la información.

Las obligaciones del responsable deben estar encaminadas a implementar y mantener medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales o sensibles que se encuentren en las bases de datos contra el acceso no autorizado, la pérdida, el daño o la destrucción. Además de tener que asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, debe propiciar formación continua al personal involucrado en especial en lo relacionado a la gestión adecuada de las solicitudes de los titulares de los datos.

• Artículo 15 y 20 de la Constitución Política, los cuales establecen el derecho de todas las personas a la infinidad personal, el buen nombre y a informar y recibir información veraz e imparcial.
• Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan disposiciones generales del Habeas Data.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto Reglamentario 2952 de 2010, por el cual se reglamentan los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.
• Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos:
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 886 de 2014
• Sentencias C -1011 de 2008 y C – 748 de 2011 de la Corte Constitucional de Colombia.

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de la información, el que a su vez los entregará a usuario final.
• Operador de información: Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios.
• Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Estas definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

  Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: i) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. ii) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. iii) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. iv) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

  SKYTIDE LLC, informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, se implementarán las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios.

• Dato público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Ejemplos de este tipo de datos son los nombres y apellidos, número de cedula de ciudadanía, datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información, por ejemplo, las fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida, entre otros.
• Datos semiprivados: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas. Este tipo de datos se relacionan a información financiera y crediticia, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros.

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, SKYTIDE LLC solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por SKYTIDE LLC, a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios:

• Por escrito.
• De forma oral.
• Mediante canales automatizados.
• Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

SKYTIDE LLC, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

c) Los derechos que le asisten como Titular;

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono SKYTIDE LLC.

El tratamiento que realizará SKYTIDE LLC a la información personal que se encuentre en sus bases de datos, será para la recolección, almacenamiento, uso y circulación que tendrán como finalidad lo siguiente:

Empleados:

• Completar y realizar todos los trámites necesarios para la contratación del personal de SKYTIDE LLC.
• Trámites necesarios para formación de personal, gestión y consulta de novedades de nómina, reportes de accidentes de trabajo, desarrollo de exámenes médicos y de seguridad, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal, y promoción y gestión de empleo.
• Realizar afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales con los empleados de SKYTIDE LLC.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para el titular de la Información y sus beneficiarios.
• Expedición de certificaciones relativas a la relación del titular con SKYTIDE LLC.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos laborales, comerciales o de cualquier otra índole que tenga SKYTIDE LLC.
• Consulta de novedades de nómina que tengan los trabajadores con el fin de realizar el pago de salarios y prestaciones sociales.
• Usarlos como datos de notificación para la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, etc…

Proveedores de bienes/ servicios:

• Enviar correos electrónicos con información tributaria, estados de cuenta, recibos de caja y noticias de interés.
• Realizar actividades de mercadeo, facturación, cobranza, recaudo, verificaciones para el cumplimiento de las obligaciones contractuales de SKYTIDE LLC.
• Efectuar la habilitación de medios de pago, controlar y prevenir fraude en todas sus modalidades y realizar todas las gestiones internas necesarias ligadas a la relación comercial vigente incluyendo cuestiones de crédito y pago.
• Efectuar registros contables necesarios para cumplir con los lineamientos normativos por parte de SKYTIDE LLC.
• Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros.
• Cumplir con el deber formal de rendir información contable sobre las transacciones económicas realizadas, a las diferentes entidades de orden nacional como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN -, secretaría de hacienda o tesorerías municipales en materia tributaria y de orden legal a la Superintendencia de Sociedades y de Industria y Comercio.
• Completar y realizar todos los trámites necesarios para la contratación con SKYTIDE LLC, tales como, perfeccionamiento y ejecución de contratos, realización de pagos, recepción, entrega o envío de productos.
• Adelantar la gestión de procedimientos judiciales para obtener el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, incluida pero no limitada a la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, etc.
• Enviar información sobre eventos, promociones, ofertas y demás actividades comerciales que SKYTIDE LLC desarrolle.
• Permitir que SKYTIDE LLC cumpla con sus actividades comerciales tales como análisis de datos, investigación de mercado y demás para el mejoramiento de su servicio.
• Contactar al titular de la información por cualquiera de los datos de contacto suministrados, para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la relación comercial o contractual que hay entre las partes.
• Suministrar la información a terceros con los cuales el responsable del tratamiento de la Información, es decir SKYTIDE LLC, tenga una relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

Clientes:

• Utilizar los datos personales para procesar y gestionar los pedidos de los usuarios, incluido el envío de productos y la facturación.
• Permitir que SKYTIDE LLC cumpla con sus actividades comerciales tales como análisis de datos, investigación de mercado y demás para el mejoramiento de actividad comercial.
• Usar los datos personales para proporcionar soporte y asistencia a los usuarios, incluyendo la resolución de dudas, problemas con los productos o servicios.
• Enviar encuestas de satisfacción para evaluar la calidad de los productos ofrecidos por SKYTIDE LLC.
• Personalizar la experiencia de navegación y compra, recomendando productos basados en preferencias y comportamientos de compra previos.
• Enviar información sobre eventos, promociones, ofertas y demás actividades comerciales que SKYTIDE LLC desarrolle.
• Utilizar los datos personales para detectar y prevenir fraudes en el proceso de compra, garantizando la seguridad tanto de los usuarios como de SKYTIDE LLC.
• Efectuar registros contables necesarios para cumplir con los lineamientos normativos por parte de SKYTIDE LLC.
• Cumplir con el deber formal de rendir información contable sobre las transacciones económicas realizadas, a las diferentes entidades de orden nacional como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN -, secretaría de hacienda o tesorerías municipales en materia tributaria y de orden legal a la Superintendencia de Sociedades y de Industria y Comercio.
• SKYTIDE LLC podrá contactar al titular de la información por cualquiera de los datos de contacto suministrados, para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la relación comercial o contractual que hay entre las partes.
• Gestionar el proceso de suscripción mensual, incluyendo el control de renovaciones automáticas, cancelaciones, actualización de métodos de pago, cambios de plan, y generación de historial de pagos.
• Validar la identidad de los usuarios al momento de crear una cuenta, iniciar sesión, o modificar datos sensibles.
• SKYTIDE LLC almacenará preferencias de compra, historial de navegación o uso de la plataforma con fines de segmentación comercial, mejora del servicio o automatización de recomendaciones.
• Realizar análisis estadísticos y de comportamiento para el desarrollo y mejora continua de productos, servicios, funcionalidades de la plataforma, y experiencia de usuario.
• Enviar notificaciones transaccionales sobre el estado de la suscripción, entregas de productos, recordatorios de renovación y otras comunicaciones necesarias para la ejecución del servicio.
• Transferir o transmitir datos personales a terceros aliados o proveedores logísticos, tecnológicos, o de servicio al cliente, únicamente cuando sea necesario para SKYTIDE LLC ejecutar adecuadamente la relación contractual.
• Almacenar y tratar los datos para la atención de peticiones, quejas, reclamos y/o solicitudes (PQRS) realizadas por los titulares.
• Para SKYTIDE LLC cumplir con los requisitos establecidos en las normas de protección al consumidor, comercio electrónico y demás regulaciones aplicables.

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que haya sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Ser informado por el Responsable y Encargado del tratamiento de los datos personales, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento.
• Revocar la autorización y/o solicitas la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Los derechos mencionados podrán ser ejercidos por:

• El titular de la información, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que se le ponga a disposición.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.

La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

• Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
• Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

SKYTIDE LLC en calidad de Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Frente al Titular:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

e) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

Frente al Encargado:

a) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

b) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

c) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

d) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

e) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

f) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

Frente a los principios y otras obligaciones:

a) Observar los principios Legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad;

b) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

c) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

d) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

SKYTIDE LLC en calidad de Encargado del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales, SKYTIDE LLC. ha designado un Oficial de protección de datos. Los Titulares de los datos podrán remitir sus peticiones o consultas a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: Hello@skytide.agency
• Dirección: 30 n Gould St Ste N, Sheridan, Sheridan Country, WY 82801 US, Estados Unidos
• Teléfonos: (+1) 3073168360

21.1. Derecho de acceso o consulta:

SKYTIDE LLC garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos:

• Al menos una vez cada mes calendario.
• Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, SKYTIDE LLC podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, SKYTIDE LLC demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a SKYTIDE LLC enviado, mediante correo electrónico a: hello@skytide.agency, indicando en el Asunto "Ejercicio del derecho de acceso o consulta", o a través de correo postal remitido a 30 N Gould St Ste N, Sheridan, Sheridan Country, WY 82801 US, Estados Unidos. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

• Visualización en pantalla.
• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
• Correo electrónico u otro medio electrónico.
• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por SKYTIDE LLC.

Una vez recibida la solicitud, SKYTIDE LLC resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

21.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a SKYTIDE LLC enviado, mediante correo electrónico a hello@skytide.agency, indicando en el Asunto "Ejercicio del derecho de acceso o consulta", o a través de correo postal remitido a 30 N Gould St Ste N, Sheridan, Sheridan Country, WY 82801 US, Estados Unidos. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

SKYTIDE LLC resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

21.3. Facultados para recibir información:

SKYTIDE LLC suministrará la información de los Titulares de sus bases de datos a las siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012:

• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de acuerdo con los siguientes casos:

• Titular: Copia del documento de identidad.
• Causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del Titular.
• Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y copia del documento de identidad del Titular.

SKYTIDE LLC informará a las personas sobre la existencia de mecanismos de videovigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los titulares e instalados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. En estos avisos informará quién es el Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular, los canales habilitados para ejercer los derechos del Titular, así como, dónde se encuentra publicada la Política de Tratamiento de la Información.

De otra parte, conservará las imágenes solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad e inscribirá la base de datos que almacena las imágenes en el Registro Nacional de Bases de Datos, salvo que el Tratamiento consista solo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real.

El acceso y divulgación de las imágenes será restringido a personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad en ejercicio de sus funciones. En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta será controlada y consistente con la ¬finalidad establecida por el Responsable del Tratamiento.

SKYTIDE LLC puede recolectar información personal de sus Usuarios mientras utilizan la Página Web, la Aplicación o las Páginas Vinculadas (Landing Page). Los usuarios pueden optar por almacenar esta información personal en la página web, la aplicación o en el portal vinculado (Landing Page), con el fin de facilitar las transacciones y los servicios a prestar por parte del SKYTIDE LLC y/o de sus portales vinculados (Landing Page). Por lo que, SKYTIDE LLC utiliza diferentes tecnologías de seguimiento y recopilación de datos como, Cookies propias y de terceros, esta es la herramienta de análisis que ayuda a los propietarios de sitios web y de aplicaciones a entender cómo interactúan los visitantes con sus propiedades. Esta herramienta puede utilizar un conjunto de cookies para recopilar información y ofrecer estadísticas de uso de los sitios web sin identificar personalmente a los visitantes de Google.

Esta información nos permite conocer sus patrones de navegación y ofrecerle servicios personalizados. SKYTIDE LLC podrá utilizar estas tecnologías para autenticarlo, para recordar sus preferencias para el uso de la página web, la aplicación y las páginas vinculadas (Landing Page), para presentar ofertas que puedan ser de su interés y para facilitar transacciones, para analizar el uso de la página web, la aplicación o de las páginas vinculadas y sus servicios, para usarla en el agregado o combinarla con la información personal que tengamos y compartirla con las entidades autorizadas.

Si un usuario no quiere que su información personal sea recogida a través de Cookies, puede cambiar las preferencias en su propio navegador web. No obstante, es importante señalar que, si un navegador web no acepta Cookies, algunas de las funcionalidades de la página web, la aplicación y/o las páginas vinculadas (Landing Page) podrían no estar disponibles o no funcionar correctamente. Puede permitir, bloquear o eliminar las cookies instaladas en su dispositivo mediante la configuración de las opciones del navegador instalado en su dispositivo, así:

• Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=es
• Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/es-es/windows/administrar-cookies-en-microsoft-edge-ver-permitir-bloquear-eliminar-y-usar-168dab11-0753-043d-7c16-ede5947fc64d
• Firefox: https://support.mozilla.org/es/kb/habilitar-y-deshabilitar-cookies-sitios-web-rastrear-preferencias
• Safari: https://support.apple.com/es-es/guide/safari/sfri11471/mac

Si utiliza otro navegador diferente a los mencionados, consulte la documentación oficial proporcionada por el fabricante del mismo.

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a SKYTIDE LLC acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad. Para la entrega se suscribirá un acta indicando los datos de la entidad solicitante y las características de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

SKYTIDE LLC realizará transferencia de datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos en los cuales sea necesaria la transferencia de los datos y el país de destino no se encuentre en el listado de países considerados como puertos seguros señalados por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá gestionar ante el mismo ente una declaración de conformidad relativa a la aprobación para la transferencia internacional de datos personales.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre SKYTIDE LLC y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales. Este contrato de transmisión de datos personales deberá suscribirse entre el Responsable y el Encargado para definir el alcance del tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, así como, las actividades que el encargado realizará por cuenta del Responsable y las obligaciones del Encargado para con el titular. Adicionalmente, el Encargado deberá cumplir con las siguientes obligaciones y aplicar las normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos.

1. Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Las anteriores condiciones fijadas para las transmisiones de datos internacionales, también le serán aplicables a las transmisiones de datos nacionales.

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o "autenticar" la identidad de cada sujeto.

La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.

Cualquier cambio sustancial en la presente política se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de carteleras, códigos QR o enlaces publicados en el domicilio principal y en la página web de SKYTIDE LLC.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 14 de octubre de 2025. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, los datos del titular serán eliminados de las bases de datos de SKYTIDE LLC.